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Pode acontecer do seu eletrodoméstico que ainda está na garantia estrague, mas você não pode utilizar o serviço de reparo gratuito, porque não encontra a nota fiscal, por isso não pode se beneficiar da garantia. Ou quando você recebe uma carta de cobrança que aqui na Holanda tem o nome de “aanmaning”, te avisando que você tem débito que nem se lembrava. Sem falar na compra que você efetuou, não guardou o recibo e agora não pode trocar ou devolver.
Se isso já aconteceu com você, então chegou a hora de colocar a casa em ordem, e parar de perder dinheiro.
A palavra-chave de hoje é administratie, que na tradução crua significa administração.
É como os holandeses costumam chamar o ato de organizar as contas e todas as correspondências recebidas, nós chamamos de “papelada”.
Para quem está começando uma relação saudável com as finanças, organização é fundamental para esses primeiro passos.
Apesar de a maioria das nossas contas estarem no débito automático, ainda recebemos muitas correspondências.
O primeiro passo quando se recebe uma correspondência deve ser abri-la imediatamente. Parece óbvio, mas não é. Muitas pessoas não conseguem lidar com essa parte administrativa e acabam se enrolando toda. Os motivos podem ser os mais variados: não sabem como devem agir, não dominam o assunto em questão; no caso de estrangeiros, não dominam o idioma e em outros casos preferem deixar para depois.
Quando chega o envelope azul então, algumas pessoas entram em pânico, pois essa é a cor do envelope de correspondência do belastingdienst,* (autoridade fiscal holandesa). Esse medo de abrir correspondência acontece com tanta frequência, que no ano passado foi matéria de telejornal.
Por isso vão aqui algumas dicas para evitar problemas futuros.
Veja dentro da sua família quem é a pessoa mais apta para cuidar da administração pessoal, mas não se esqueça, não é porque o seu parceiro(a) cuida dessa parte, que você vai se eximir da responsabilidade. Os dois precisam saber o que acontece na casa.
O que chega através dos correios podem ser classificados como:
- Contas
- Correspondências informativas de órgãos públicos (por ex: prefeitura)
-Jornais, revistas, propagandas
- Formulários
As correspondências devem verificadas e separadas por categoria:
Ler e guardar
Algumas delas, você não precisa fazer nada, apenas ler e guardar.
É o caso das correspondências de informações. Por exemplo: o histórico da sua conta de eletricidade que chega no final do ano, ou o nome do novo médico da família, se o atual vai se aposentar.
Pagar
Se você receber uma fatura, verifique se realmente a fatura procede. Pois, fraudadores existem em todo lugar.
Após verificar a data, faça a escolha entre pagar imediatamente ou até o dia do vencimento. Depois de pagar, arquive em uma pasta com nome e o ano. Aqui na Holanda no caso de pessoa física o governo aconselha guardar a administração pessoal por 5 (cinco) anos.
Responder
Existem correspondências que você precisa responder.
Como, por exemplo: a companhia de fornecimento de água pede para que você envie os números que se encontram no medidor. Assim que você responder, faça uma cópia e guarde em uma pasta arquivo com uma etiqueta de identificação do nome e o ano.
Mas por que você deve “perder um tempo com isso”?
Os benefícios da organização não são apenas monetários, apesar desse ser o ponto que tratamos aqui, mas também evita-se o estress com pagamentos de contas atrasadas. Contribui com o meio ambiente, pois todos os papeis que não são mais necessários, poderão ir para a reciclagem e você ganha mais espaço na casa. Consegue-se trabalhar com mais eficiência, poupando tempo na procura de documentos perdidos.
Alexia é pós-graduada em História do Brasil e baseada na sua experiência e vivência na Holanda quer desmitificar um assunto tão polêmico que é o dinheiro.
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